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DMS / ECM

Ein Dokumentenmanagementsystem bzw. Enterprise Content Management als begriffliche Zusammenführung herkömmlicher Techniken des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechniken, Web-Content-Management (Also WCM oder auch CMS genannt.) und Portalen Ende der 1990er Jahre entstanden, befasst sich um es kurz zu sagen mit der Ordnung, Ablage, Sicherung und Wiederauffindung von elektronischen Inhalten.

Elektronische Inhalte können selbsterstellte Dateien wie Reports oder Dokumentationen, CAD-Modelle, eingescannte Dateien wie Eingangsrechnungen, Bilder, Tabellen, ePaper, Mails, usw. seien.

Zwar bleibt das papierlose Büro wohl noch einige Zeit ein unerreichtes Ideal aber besonders jüngste Entwicklungen im Bereich mobile Daten helfen das handling der elektronischen Inhalte speziell der Dokumente praktikabeler zu machen und die Akzeptanz unter den Anwendern deutlich zu steigern.

Da Dokumente abteilungsübergreifend organisiert werden müssen, ist der begleitende Consulting- und Prozessoptimierungsaufwand ähnlich der einer ERP-Einführung auch bei einer DMS- / ECM-Einführung erheblich.

Es gilt Begrifflichkeiten wie workflowgestützte Prozesse, Rechteverwaltung, Archivierung, Verfügbarkeit, Mobilität, Revisionssicherheit, Scannersysteme, Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung, datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente, Metadaten zur Verschlagwortung, visualisierte Ordnungsstrukturen, Output-Management usw. praktikabel zusammenzuführen.

 

 

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